3.2 Abastecimiento

En el entendido de que uno de los principales objetivos de la Gerencia es mejorar el relacionamiento con los clientes internos, es que se impulsó el acercamiento a los distintos negocios con el fin de poder entender mejor su realidad, sus necesidades y poder coordinar la forma de brindarles un mejor servicio. Para ello es muy importante el asesoramiento que se le pueda dar del negocio, facilitándole de este modo el entendimiento del marco normativo vigente y contribuyendo a optimizar la gestión y realizar una buena toma de decisiones en función de poder satisfacer sus necesidades.

Cabe resaltar como objetivos de estas instancias de reunión, la profundización del relacionamiento entre las distintas áreas y el análisis de temas operativos puntuales de la gestión de abastecimiento para las respectivas Mesas.

Moreover, we put forward the need to carry out new studies of critical, relevant or obsolete spare parts and supplies using a follow up spreadsheet. The specifics of said spreadsheet shall also be used to follow up on the status of construction works and to control purchases.

Asimismo, se planteó la necesidad de realizar relevamientos de los repuestos e insumos críticos, relevantes u obsoletos, apoyándose en el uso de una planilla de seguimiento. Los criterios de esta última serán utilizados también para el seguimiento del status de obras y controles de compra.

Adicionalmente se realizaron Acuerdos de Servicios, manteniendo un acercamiento al cliente y visualizando también la necesidad de planificación y el asesoramiento en las compras. En este marco se realizaron avances con TI, Comedores, Servicio Médico, Mantenimiento Edilicio y Mantenimiento e Ingeniería.

Actualmente medimos a esta área con el indicador de “Tiempos de Relacionamiento”. Este indicador mide la cantidad de días que una solicitud de pedido transcurre en el área de Relacionamiento con el cliente.

Montos de los Procedimientos de Compra y Contrataciones

Compra Directa Común hasta $346.000

Compra Directa Ampliada hasta $1:039.000

Licitación Abreviada sin pliego hasta $ 2:079.000

Licitación Abreviada con pliego hasta $41:574.000

Licitación Pública más de $41:574.000

Compras por excepción: aplica alguna de las excepciones establecidas por el TOCAF sin importar el monto

Actualmente medimos esta área con varios indicadores, entre ellos se destaca “Cumplimiento de Compras Directas en 30 días”, del cual mostramos evolución a continuación:

Este indicador se utiliza para el cálculo del SRV, la meta fijada era 62%. En 2015 alcanzamos el 66,68% cumpliendo con dicha meta.

Funciones del área:

Asegurar la disponibilidad y resguardo de la integridad de los materiales que le dan en custodia las distintas áreas de la empresa, con alta relación calidad/costo.

Asegurar la gestión de stock de todos los materiales requeridos por las distintas áreas de la empresa.

Cantidad de SKU e Inventarios

Actualmente medimos esta área con varios indicadores, entre ellos se destaca “Confiabilidad del Stock”, del cual mostramos evolución a continuación:

Este indicador se utiliza para el cálculo del SRV, la meta fijada era 80% acumulado. Los resultados acumulados de 2015 se muestran a continuación en los cuales alcanzamos el 91% cumpliendo con dicha meta.

Dentro de esta área, también se encuentra Importaciones y Exportaciones.

La cual realizó 600 procedimientos de importación y 30 Procedimientos de Exportación en el período 2015.

Alcance de GDIL:

Gestión de Stock-MRP

Almacenes(La Teja, Oficinas Centrales, Manga and Plants outside of Montevideo).

Recepción de Materiales.

Control de inventario.

Importación Exportación.

Matriculación (catalogación)

Indicadores GDIL:

Confiabilidad de Stock (SRV)

Rotación de Stock

Seguimiento de las compras pendientes de entrega

Gestión de Contratos se encarga del seguimiento y control de compras pendientes de entrega de todas las diferentes áreas usuarias de ANCAP, con el objetivo de reactivar los pedidos que siguen necesitándose y que el proveedor no entregó, manteniendo vigente la compra o cancelando por vencimiento de necesidad.

En 2015 se siguieron ejecutando en SAP la limpieza de pedidos de compra pendientes de entrega.

Se trabajó en el armado de tabla dinámica para el reclamo de dichos pedidos (pendientes), para que la información llegue a los distintos almacenes y usuarios. De esta manera nos envían las respuestas y Gestión de Contratos reclama lo que corresponda.

Inventario de contratos vigentes

Se realiza un control y análisis de las empresas que tercerizan personal para ANCAP. Por lo que se ingresan datos al tablero de Control de Ejecución de Contratos (personal Tercerizado) y se le brinda a RRHH la información necesaria para la entrega de canastas navideñas y de escolares y liceales.

Se realiza un piloto de todos los contratos de vigilancia y limpieza, a los efectos de que el área usuaria (Gerencia de Servicios Generales) tenga la información al día de sus contratos para que la gestión de la contratación se efectúe en tiempo y forma.

Meta: Tener un inventario real, actualizado de todos los contratos vigentes en ANCAP y brindar información a Relacionamiento con el Cliente y Procesamiento y Ejecución de Compras del estado de los contratos para comenzar el proceso de compras.

Número de empresas que tercerizan personal y que realizaron contratos para los períodos 2014 y 2015:

Control de documentación exigida

Se está realizando un piloto con la licitación abreviada convocada para la contratación del mantenimiento de espacios verdes en áreas de Montevideo, y la Compra Directa por Excepción convocada para la contratación de personal para tareas de depósito y administrativas en las Plantas de Pórtland Paysandú, Minas y Manga, solicitando a las firmas adjudicatarias la documentación periódica exigida por la normativa en materia de tercerizaciones. Controlar, archivar y conservar la documentación de referencia.

Meta: cuando se realice la evolución de dicho piloto la propuesta es ir incorporando en forma sostenida los demás contratos vigentes, replicando dicho control.

Puesto de atención RUPE:

ANCAP fue nombrado como puesto de atención RUPE siendo esta área la que centraliza dicho Registro y se encarga de la verificación (control de documentación) y activación de los proveedores que deseen trabajar para el Estado.

RUPE es el sistema de información de proveedores utilizado por los organismos públicos, donde se encuentra toda la información actualizada de las personas jurídicas interesadas en contratar con el Estado.

Cantidad de proveedores a los que se les verificaron documentos en el 2015.

Gestión de Abastecimiento

En el año 2011 se comenzó a rediseñar la estructura de la Gerencia de Abastecimiento (Ex gerencia de compras) con el objetivo de mejorar la calidad de los servicios brindados. Para conseguirlo, la gerencia se encaminó en un proceso de transformación del servicio de Abastecimiento, que culminó en 2013, y en el cual se rediseñaron los procesos y las áreas. Una de las principales innovaciones que tuvo este proceso de transformación fue la implementación de un tablero de control.

El tablero de control surge de la necesidad de obtener información veraz sobre la actividad de la Gerencia, comparar los datos y gestionar para la mejora de la calidad del servicio.

En un principio se relevaron los datos de las compras directas, y se obtuvo como resultado que una compra promedio demoraba 90 días. Esta cifra fue de gran impacto, porque se creía que las compras demoraban menos tiempo. Este hecho puntual fue el puntapié inicial para comenzar a medir los tiempos y para reconocer la importancia de gestionar en función de información objetiva y no en base a percepciones.

Es por esta razón que se crea “Gestión de abastecimiento” integrada por un equipo multidisciplinario que está abocado a la tarea del seguimiento de los indicadores del tablero y del desarrollo constante de nuevos insumos que sirvan de herramienta para una mejora constate de gestión. Desde su creación en 2012, hasta la actualidad, el área ha ido sumando tareas y responsabilidades. Además de todo lo relacionado al tablero de control y a la gestión, actualmente es el área que diseña, administra y realiza el seguimiento del presupuesto de la Gerencia para el área de Energía. En el año 2014 se le sumó un nuevo desafío: la implementación y seguimiento de los indicadores que están incluidos en el cálculo del SRV. También en 2014 el área se abocó al proyecto “Programa de Desarrollo de Proveedores", proyecto de enorme relevancia para la empresa y para el país que busca la mejora del desempeño y las capacidades de los proveedores actuales y potenciales, con el propósito de cumplir objetivos a corto y largo plazo, como lo son el lograr un desarrollo sustentable, construir una empresa a futuro, tener una operación más eficiente y comprar a menor precio.

Todo lo trabajado va encaminado también a la meta de lograr la certificación de la Gerencia. Para poder lograrlo se necesita tener los procedimientos controlados y estandarizados, y para ello es primordial contar con la información necesaria para gestionar. En este sentido, el tablero tiene un rol sustantivo ya que proporciona información para la gestión.

El tablero es desarrollado por el área de Gestión de Abastecimiento, que se ocupa del cálculo y seguimiento periódico de los indicadores. Se realiza la presentación del tablero una vez al mes a los referentes de cada sector, para luego ser trasladado a todo el personal de la Gerencia. En la presentación mensual, además de mostrar el tablero, se discuten y analizan los resultados, surgen propuestas de mejoras, etc.; comprometiéndose todo el equipo de la Gerencia a trabajar para que los servicios brindados mejoren y de esta manera puedan verse reflejados en el tablero.

Algunos de los indicadores incluidos en el Tablero son los siguientes:

• Tiempos de relacionamiento con el cliente
• Cumplimiento Compras Directas
• Backlog Compras Directas
• Cuello de botella Compras Directas
• Tiempo de las licitaciones
• Ranking de Proveedores
• Evolución cantidad de procedimientos
• Contratos Marco
• Evolución presupuestal
• Horas efectivamente trabajadas (disponibilidad del personal)

Algunas tareas específicas realizadas en 2015:

• Diseño, control y seguimiento del presupuesto para Abastecimiento 2016.
• Continuamos trabajando en iniciativas del Programa de Desarrollo de Proveedores.
• Presentaciones mensuales del Tablero de Control e Indicadores a todo el personal de la Gerencia.
• Revisión de Procesos y Procedimientos (Participación en el proyecto “Gestión por procesos en Servicios Compartidos”).
• Participación en el Foro GPL10, iniciativa Indicadores de Abastecimiento.
• Apoyo a la Gerencia con informes para externos (Deres, UTE, Proyecto Maps –OCDE).
• Seguimiento semanal de las compras sin emitir.
• Seguimiento de los expedientes atrasados en la Gerencia.